オンライン秘書を使うメリット・デメリット

研究者として、日々こんな思いを感じたことはありませんか？
• 学内提出物や調整業務に時間を取られ、研究に集中できない
• 論文投稿や科研費の準備が、毎年ギリギリになってしまう
• 秘書を雇いたいが、予算や環境面のハードルが高い
そんな中、いま注目されているのが「研究者専門オンライン秘書」という働き方サポートです。

オンラインだからこそ、柔軟かつ効率的に依頼でき、
研究者業務に特化しているからこそ、現場目線で対応できる——。
本記事では、オンラインで可能なサポート内容から、実際の活用事例、
さらには「向いていないケース」まで、リアルな視点で詳しく解説していきます。

オンライン秘書が対応できる7つのサポート

1. スケジュール・タスク管理

• 学会、査読、ゼミ、面談の調整とリマインド
• 年間スケジュールの可視化とToDoの整理
• カレンダー連携（Google Calendarなど）対応

2. 書類作成・整備

• 学内提出書類（科研費、報告書など）の下書き補助
• 助成金、奨学金等の申請書の構成整理・ドラフト作成支援
• 提出用フォーマットへの整形

3. 論文・研究関連サポート

• 投稿規定の確認・要約
• 外部校正者との橋渡し・進行管理

4. 学会・講演対応

• 登壇に伴う日程・交通整理、演題登録サポート
• 会場周辺情報、ホテル手配などの調査
• 参加者へのメール代行・出欠管理

5. 調査・情報収集業務

• 他大学・他機関の動向調査
• 類似研究の公的資金採択事例の調査
• 文献の所在確認（入手代行は不可）

6. メール・事務連絡の下書き

• 学内外への事務連絡のテンプレ作成

7. 学生対応サポート（必要に応じて）

• ゼミ日程、レポート提出状況の管理補助
• ガイダンス資料の整理・配布準備

もちろん、こんな懸念もありますよね？

❌ 研究内容を理解してもらえるのか不安
→ ご安心ください。専門分野の内容そのものに踏み込むのではなく、「研究に必要な周辺業務」に特化してサポートします。

❌ セキュリティや情報管理は大丈夫？
→ NDAの締結・データ管理ルールの共有を徹底。研究資料の取り扱いには細心の注意を払います。

❌ 学内のルールが複雑で外部に依頼しづらい
→ 学内事務との連携に配慮した対応、フォーム記入代行、チェック表の作成なども承ります。

なぜ「研究者に特化」しているのか？

私自身、大学・研究機関と関わってきた経験があり、
「研究の現場特有の文化・言葉・スケジュール感」に対する理解があります。
「Excelができる人」や「事務作業が得意な人」は多くても、
研究者の空気感や繊細なスケジュール感まで理解して動ける人は、実は少ないのです。

このような方におすすめです

• 初めて科研費を申請するが、書類づくりに不安がある方
• 学会や講演依頼が増え、スケジュール管理が複雑になっている方
• ポスドク・若手研究者として「時間の使い方」に真剣に向き合いたい方
• 論文投稿や査読の事務処理を効率化したい方

ただし、デメリットや注意点も…

❌ コミュニケーションの工夫が必要
→対面でない分、依頼内容を明確に伝えるスキルが求められますが、最初は誰でも「これ！」と伝えられることは少ないです。お互いが曖昧にせず密なコミュニケーションを取ることで信頼関係が生まれてきます。

❌ 即対応が難しいケースも
→リアルタイム性に限界があるため、緊急の電話対応などには不向きな場面も。

❌ セキュリティ対策は必須
→クラウドを使う分、情報漏洩リスクには常に注意が必要です。弊社では契約書やNDAの締結を行い情報管理を徹底いたします。

「この作業、自分じゃなくてもできるかも」と感じたら、それが依頼のタイミングかもしれません
一度手放してみることで、「研究を前に進める力」が手に入るかもしれません。

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